確定申告に必要な知識と方法論をまとめてみた―青色申告申請、会計ソフトから実際の作業と提出まで

最近、フリーランスの人とか副業をする人が多くなって確定申告をする必要が増えているのではないかと思う。僕は最初に確定申告をしたのは2014年度分で、最初は色々わからないことだらけではあったが、3回目の2016年度分の申告を経て、ようやく色々わかってきたので、確定申告にまつわることを色々まとめて書いておきたいと思うただし、筆者は税理士でも会計士でもないので、もちろんできるだけ正確を期してはいるものの、間違っている部分もあるかもしれない。あくまでも、基本的な考え方や、何をすればいいか、何を調べたらいいのかのロードマップになればと思い書いたものだ、ということをご了承ください

確定申告って何?

正直、今でもよくわかっていない。が、法律的に正確な定義はさておき、「私たちにどんな影響があるか」だけを取り出すと、少なくともこういうふうに言える。

フリーランスだったり複数の収入源があったりする人が、自分のお金の管理をして所定の書式に記入し税務署に申告すると、なんかよくわからんけどお金が返ってくる手続き

基本的に、たとえばライターであれば、出版社からもらう原稿料は源泉徴収といって、10.21%が天引きされて振り込まれており、天引きした分は出版社が国に納付する。

しかしこの源泉徴収は、基本的には「払いすぎているもの」なので、確定申告をすると取り返せることが多い。これを「還付」と言って、確定申告の書類を所定の場所(時期や自治体によって変わるので、「住民票のある自治体+確定申告」でググる)に提出すると、1ヶ月ちょっと後に自分が指定した銀行口座に振り込まれる。今年であれば「2016年1月1日〜12月31日」の確定申告の締切は2017年の3月中旬だ。

確定申告というと、超初心者の人は「馬鹿正直に公的機関に自分の所得を申請して、税金を余計に払うものでしょ?」と思っていたりするが、そうではなく、上に書いたように「源泉徴収によって天引きされ、すでに税金を払いすぎている状況」なので、「それを少し取り返す」というぐらいに思っていたほうがよい。

確定申告でお金が取り返せるのはわかった。じゃあ何をすればいいの?

基本的には、自分の収入と支出をきちんと整理することになる。具体的な整理にはソフト(「やよいの青色申告」「freee」等)を使うが、そのことについては後で書くので、ここでは基本的な考え方をまず説明したい。

基本的に、課税というのは所得に対してされるものだ。で、そもそも「収入」と「所得」は違うものである、という理解が必要になる。

仮にフリーランスで原稿料だけで生活しているライターAさんを前提にしてみよう(サラリーマンで副業でライターもやっている人、などは少し条件が違うので、わかりやすくするために完全フリーランスを前提にする)。

Aさんは毎年、原稿料だけで300万円を稼いでいるとする。課税は、この300万円=収入に対してされるものではない。必要経費などをいろいろ抜いて、残ったものを「所得」といい、そこから各種控除を引いた「課税所得」に対して課税が行われる。

では経費とは何だろうか? もちろん、仕事に関連する出費のことだ。ライターであれば、仕事に関連する書籍の購入費や、打ち合わせで使った喫茶店代などは基本的に金額の100%を経費扱いにすることができる。

また、それとは別に経費として申請できる大きなものが「地代家賃」である。具体的には、たとえば賃貸暮らしで自宅を仕事に使っている場合、家賃・水道光熱費・ガス代・通信費(固定ネット・スマホ代)などは経費扱いにすることが可能だ。なお、これらは「家事按分」といって、自宅・携帯・ネットを生活と仕事両方で使っている場合は、何割かが経費申請できる、というのが一般的な理解である(全額経費にしている人もいるとは思うが、そのあたりはケースバイケース)。

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具体的に、何をどうやっていくのか

確定申告には「白色申告」と「青色申告」の2種類の方法があり、とりあえずよくわかんないけど確定申告だけしたいという人は白色申告をすることになる。しかし、この方法はあまり推奨できない。

なぜかというと、白色申告よりも青色申告(正確に言うと「複式簿記」による記帳)のほうが控除額が大きいからだ。控除というのは、収入から経費を引いた所得のうち「課税の対象とはならないお金」という意味。たとえばAさんの場合、ざっくりいうと白色申告した場合、10万円しか控除にならないが、青色申告した場合は65万円の控除を受けることができる。白色申告に比べ、青色申告は課税対象額が55万円も少なくなってしまうのだ。

なので、結論としてはできるだけ青色申告にしたほうがいい。ちなみに青色申告の場合は65万控除以外にさまざまなメリットを受けることができる。

しかし、青色申告をするためにはあらかじめ税務署での手続きが必要になる。これは行くのだけがちょっと面倒だが、とりあえず行くべきである。「(自分の住んでいる市町村) 税務署」などでググり、管轄の税務署がどこにあるか確認し、営業時間も調べて実際に行く。で、行って何をするかというと、①個人事業の開業・廃業等届出書 と ②青色申告承認申請書 を提出する。書き方は税務署の人に聞くこと。

今年分をなんとか間に合わせなければいけないのであれば、青色申告申請は原則毎年3月15日までなので、とりあえず今すぐダッシュで税務署に行って申請したほうがいい。で、「複式簿記」で記入しますという欄にチェックを入れて提出。それと、②の開業届は、本来であれば仕事を始めてから1ヶ月以内に提出しなければいけないものだが、そんなことなかなかできないので、どう記入したらいいかは税務署の人に聞けばよい。それで、今年分は青色申告できるのかできないかだけは必ず確認しておこう。

青色申告のデメリットは?

青色申告のデメリットは、この「複式簿記」での記帳をしなければいけないということに尽きる。でもこれは専門的な知識がなくても会計ソフトでやれば誰でも青色申告の申告書をプリントアウトできるので心配しなくても大丈夫。

なお、「面倒くさいから白色申告でいいや」と思うかもないが、白色申告もここ何年かで比較的正確な記帳が必要になったので、やっぱり会計ソフトが必要になる。なので手間としてはあまり変わらず、控除が少ないので、白色申告より、青色申告のほうがおすすめ。

会計ソフトは何がいいの?

これに関してはいろいろあるが、僕は少なくとも「やよいの青色申告オンライン」を使っている。他にもfreeeやMFクラウドなどがある。

会計ソフトの歴史とかはユーザーにとってはわりとどうでもいい情報だが、基本的に個人事業主向けは今はほとんどパッケージソフトではなく、クラウドになっている。ネット上で動作するので、インストールなどの手間もかからない。会計ソフトそのものの老舗はやよいだけど、「クラウド」会計ソフトの大手はfreeeだそうだ。

freeeがすごいのは、銀行通帳やクレジットカードの明細書などを取り込むと、AIによって自動的に経費を仕分けしてくれるということ。AIによる機械学習によって、ユーザーが入力すればするほど、自動仕分けの精度が上がっていくという仕組み。いろいろ評判をみたところ、freeeが初心者向けとしては一番簡単なように思える。

僕は最初は白色申告をしていて、白色申告のクラウド会計ソフトはやよいしかなかったので、やよいを使い始めたというだけだった。

会計ソフトは、どこも初年度無料などのキャンペーンをやっていることが多いが、2年目以降は年会費がかかり、だいたい年間1万円ぐらいになる。でも、いろいろな手間を削減してくれると考えれば、まあ仕方ない出費かなと思う。freeeは請求書も作成できるので便利そうである。

会計ソフトに記入するために必要なもの

ここからは具体的にどういう作業をすればいいのかを述べていきたい。まずは記帳のために必要なものを揃える必要がある。

(1)銀行通帳の明細を記帳orデータ入手

まず、地代家賃支払いや原稿料の振込など、収支を把握する必要があるので、通帳の記帳は必要だ。未記帳分があると時間がかかったりするので、これも早めに銀行に行って記帳してしまったほうがいい。僕はメインバンクが三菱UFJで、ダイレクトバンキングを使っているので、ネット上で出金状況を表示させてPDF保存しておくことにしている(三菱UFJのサービスでは「Eco通帳」という名称になっている)。この入出金履歴のPDFは、確定申告用のデータのフォルダを作っておいて、そこに置いておけばよい。freeeなどのAIを活用した会計ソフトであれば、データを読み込ませるだけで仕分けをどんどんやってくれるそうだ。

(2)クレジットカードの利用明細書を確認する

僕の場合、家賃支出と原稿料収入は銀行通帳だが、他の出入金はなるべくクレジットカードに統一している。クレジットカードは明細がすべてネット上のサービスでわかるからだ。

ちなみに税法上、正確には、クレジットカードの利用明細は領収書と認められないようなのだが、色々調べたところ「事実上の領収書ということで、経費として認められる」とのこと。どっちやねんという感じだが、まあ基本的にはOKという理解で問題ないと思われる。ただし、個人事業主や小規模企業の場合のみに限られるそう。(参考:クレジットカードの利用明細を領収書として代用することは可能なのか?確定申告の時に役立つカード明細書と領収書の扱いについて。クレジットカードの読みもの

したがって僕の場合はクレジットカードの利用明細書を領収書代わりとして保存している。

加えて、クレジットカードを店舗などで利用した場合はレシートが貰えるので、念のためそれも保管する。書店で本を買う場合なども、クレジットカードを利用したとしてもなるべく領収書を発行してもらう。

で、クレジットカードの使い道は主に以下のとおりである。

・水道光熱費・ガス代
・携帯電話・ネット接続料
・各種会費(dマガジン、バンダイチャンネルやニコニコ、cakesといったメルマガ、ネトフリやHuluなどの会費)
・Amazonでの物品購入
・交通費(最近iPhoneのApple Payとクレジットカードを接続できるようになったので、Suicaのチャージなどもクレジットカード経由でやっている)

後で詳しく書くが、会計ソフトに記入する際に日付を書かないといけないのだが、それはクレジットカードの明細の日付を参考に記入する(AIによる自動仕分けであればそこは考える必要がない)。

また、水道光熱費・ガス代は郵便ポストに領収書が入っているのでそれを保管しておくが、会計ソフトに記帳する際にはクレジットカードの請求日と領収書を照らし合わせながら記帳していく。

ちなみに、コンビニ支払いなども僕はすべてクレジットカード(現在はiPhoneの「Wallet」アプリにクレジットカードを登録して使うQUICPay払いが便利になったので、QUICPay対応の店舗ではQUICPayを使うことが多い)でやっている。店員さんにも、現金よりラクなので歓迎されるのでよい。

(3)Amazonでの購入費用は領収書を保存

ちなみに僕は生活のかなりの部分をAmazonに依存している。生鮮食料品はSEIYUドットコムで買うが、その他の日用品は基本的にAmazonで購入する(飲み物、ティッシュやトイレットペーパーなどはSEIYUドットコムでも買える)。

Amazonで買うものは日用品以外だと、PC周辺機器と書籍、それと電子書籍など。このへんはすべて経費精算できるが、Amazonは領収書を発行しなかったりするし、電子書籍などはそもそもモノが届かない。

そこでどうするかというと、Amazonのページで注文履歴が見れるので、そこから領収書のページに行ってそれをPDF保存しておく。これは電子書籍などもすべて同じようにできる。領収書は万一税務署に入られたときに必要になるもので、データであってもちゃんと保存されていれば問題ない。

(4)その他の領収書をかき集める

前提としては種々の領収書を保管しておくということが前提になる。僕はたとえば、書籍購入や打ち合わせの際は必ず領収書をもらっている。また接待交際費ということで、飲み会なども領収書をもらったりする。仕事と直接関係のないことでも、やはりいつ仕事につながるかわからない。他愛もない会話から仕事の成果につながったりもする。そういった面からも、接待交際費として計上することが可能である(これはある種の叙述トリックです)。

ちなみに飲み会のお金は、分割して領収書をもらうことが可能。もし5人の飲み会で、そのうち2人が領収書が欲しいフリーランサーもしくはデュアルワーカーだった場合、店員さんに頼めば、2人それぞれに均等に分割して領収書をもらえる。

あと重要なのは、病院にかかったときは、医療費のレシートはきちんととっておくこと。それと、フリーランスの場合、国民健康保険、国民年金、国民年金基金や小規模企業共済などの社会保険をちゃんと支払っている場合は、それらも控除対象となったりするので、領収書は支払証明書などはしっかりとっておかないといけない。

ちなみに「どこまで経費精算できるの?」という疑問が出てくるが、僕はゲーム機とゲームソフトの購入代金も経費計上した。もちろん、そのゲームについてはプレイした上で商業メディアでの記事にした。「このゲームソフトは、こういう経緯で記事につながっているんですよ!」と主張できれば、それは正当な主張になる。ただし「経費計上できるからゲームソフトをバカ買いしよう」というわけにはいかないので、そのあたりのバランス感覚には気をつけたほうがいいと思われる。

なお、このあたりの経費計上の感覚について僕は、以下の2冊の本を読んで勉強した。

基本的には、ゲームソフト、ライブ鑑賞、映画鑑賞、旅行などはすべて経費扱いにできる。が、その様子をブログに書いたりとか、最悪、今の時代であればSNSアカウントに投稿しておくとかでもいいかも。この場合は「SNSは宣伝告知に使用しているので仕事につながるんだ!」と主張できることが必要になる。

ゲームであればたとえば、プレイした全作の感想をブログ(GoogleアドセンスやAmazonアソシエイトなどを導入し収益化しているもの)に書いたりして、「ブログで収益化しています」ということが言えたほうがいいだろうと思う。もちろんその場合はブログの収益も収入として申告しないといけないが、これはちゃんとやったほうがいいよね……。

何が経費扱いできるか、費目はどうすればいいかは「◯◯ 経費」などのキーワードでググればなんとなくわかってくる。

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実際に記帳していこう

領収書系の必要なものはだいたい揃ったので、ここからは具体的に会計ソフトに記入していく(やよいでは「かんたん取引入力」という画面です)。

が、その前にもうひとつ必要なものが、「支払調書」(サラリーマンで副業をやっている方は、本業の方の源泉徴収票)だ。原稿料などの場合は、基本的に年明けぐらいに支払調書が出版社から送られてくるが、これはどうも出版社側に発行義務はないらしく、今後は支払調書が発行されないケースも出てきそう。加えて、支払調書をなくしてしまう場合もあるだろう。

そういった場合は、銀行通帳をみてそれを「収入」として記入していけばOK(万全を期すなら出版社の担当者に、実際の報酬額と源泉徴収額の正確な額を伝えてもらうのがよい。これは別にしなくてもいいみたいなのだが)。おおむね現在の税制では、10.21%が源泉徴収されているので、振り込まれている金額は実際の報酬額の89.79%ということになる(例外はあると思いますが、ここでは年収数百万円程度のフリーランスを想定しています)。したがって、

(銀行口座に振り込まれた金額)÷0.8979=(実際の報酬額)

ということになる。これで計算機で計算して出た数字の1円以下を切り捨てれば、実際の報酬額が出せる。それを記入していくわけだ。ちなみに例外としては、一度の振込みが100万円を超える場合は、100万円までの税率は10.21%だが、100万円を超えた部分の税率は20.42%になるので注意が必要である。

「やよい」のソフトであれば、収入金額(実際の報酬額)を記入すれば自動的に源泉徴収額も計算されるので、その数字が合っているかどうか確かめていく。まあこのへんは細かく説明していくとキリがないので、実際に会計ソフトを触ってみてほしい。

収入の記入が終わったら、次に経費を記入していく。「やよいの青色申告」の場合、とりあえず金額と日付と仕分けをドンドコ記入する。僕はこんな感じの手順だが、freeeなどは自動読み込みしてくれるらしいので、以下の手間も省けるだろうと思う。

1.収入の記入
2.銀行通帳をみて家賃支払いを記入(仕分けは「地代家賃」)
3.領収書を月ごとに整理する(その際、医療費や社会保険料のレシートは別にする)
4.クレジットカードの利用明細を見ながら、水道光熱費や新聞図書費、年会費、消耗品費等を記入していく。Amazonで購入して領収書がないものに関しては、Amazonのマイページの購入履歴を開いて、必要なものの領収書は専用のフォルダに保存。
5.クレジットカード以外の現金で支払った経費を、領収書をもとに記入していく。
→これを月ごとに繰り返していって、1月から12月までの12ヶ月分を記入する。

領収書をなくした/発行してもらってない場合はどうすればいいの?

この場合は、絶望する必要はなく、「出金伝票」というものを自分で作成すればOK。「確定申告 出金伝票」でググればよし。

記帳が終わったら、いよいよ確定申告書作成だ!

ここまでは、全力でやってもまる2日くらいかかるかもしれない。まあそこは松岡修造的な何かに励まされていることをイメージして頑張るしかない。本当は毎月、やっておくのが後でラクだが人間はそんなにマメではないので直前に焦ってやることが多いだろうが、遅くとも締め切りの2週間前には作業を始めておかないといけない。なぜかというと取引先から書類の取り寄せが必要だったりとか、不測のトラブルがどんどん起こるからである。

さて、取引入力が終わったら、「やよいの青色申告」では左下のほうに「確定申告」というボタンがあるのでそれを押す。すると、いきなり「期首残高を設定してください」といったわけのわからない日本語が出てくるが、わからない場合はサポートに聞けばOK。僕の場合は、電話サポートつきプランに加入していたので、丁寧に教えてもらうことができた。freeeはチャットサポートらしい。別にチャットサポートでも十分だと思うが、締め切り直前の、緊急の対応は難しいと思うので、やはりすべての作業を、締め切りよりもかなり前に余裕を持って終わらせておきたい。

期首残高を設定できたら、あとは画面に従って進んでいく。途中で「家事按分」の割合を設定するメニューが出てくる。ここで何割を経費申請できるかを決定できる。何割を経費計上するかは自分の判断に委ねられている。参考までに、家賃・水道光熱費・交通費などの按分割合は、僕は少なくとも5割以上は計上している。たとえばマンションを完全に事務所用等として借りている場合はもちろん10割を計上することが可能だったりする。そのあたりは「家事按分」などのキーワードでググればよいだろう。

家事按分の次には医療費、社会保険料などを記入する。これは市販の抗アレルギー薬や風邪薬なども医療費に計上できたりするそう。ただし僕が調べたところ、インフルエンザの予防接種などは経費計上できない。まあこの種の話は「これが正解」ということはないので、よくググり、何が正しいのか自分の頭で判断することが必要なのではないかと思われる。

そこまでできてどんどん画面の指示どおり進んでいけば、もう確定申告書(確定申告書B)と青色申告決算書がプリントアウトできるはず(できない場合はサポートに聞こう)。やよいの場合は「仕訳帳・総勘定元帳」のPDFができるので、それを忘れずにDLして、確定申告用のフォルダに電子ファイルとして保管しておく。

その後、確定申告書と青色申告決算書に加えて、医療費や社会保険料の書類と認印を持って、所定の場所に行く(持っていく場所については「住民票のある市区町村 確定申告」でググる。税務署とは限らないので注意)。領収書と仕訳帳・総勘定元帳は持っていく必要がない。それらはきちんと保管しておくのでOK。

ちなみに、今年の3月15日に間に合わなかったり、過去年度に申告漏れしていても5年以内ならなんとかなるそうだ。「確定申告 間に合わない」「確定申告 過去」などのキーワードでググるべし。延滞税は取られるみたいだが、還付は受けられるのでなるべくやったほうがいいのではないかと思う。

全体的に重要なこと:「とにかくググる」「領収書厨になる」「支払いはできるだけクレジットカードで」

基本的には「とにかくググる」ということが重要。ただ、「何からググればいいのかわからない」という人も多いと思うので、この記事は「何をググればいいのか」という全体像がある程度見えるようなものを目指した。

それと、とにかく領収書厨になることも大事だと思う。とりあえずなんでも領収書はとっておいて、あとで経費で落とせるかググるクセをつければ、何が経費計上できて何ができないかがなんとなくわかってくる。

それと、僕は支払いはなんでもできるだけクレジットカード(or QUICPay)にしている。これはあとで「何月何日に何にいくらお金を使ったか」が記録されて、確定申告の際に便利だから。注意点としては、カード会社によってはネットで明細が確認できるのが9ヶ月前までとかだったりすること(僕の使っているカード会社の場合は1年以上遡れるので問題ないが)。その際は、なるべく毎月明細を保存するしかなく面倒なので、もしかしたら何年も遡れてネットサービスも充実しているカード会社に乗り換えるとかを検討したほうがいいのかもしれない。

それと、なんでもクレジットカードで払っていると金銭感覚が麻痺しがちなので、とにかくマメにカード会社のネットサービスにログインして何にいくら使ったか把握しておくことが大事。いずれにせよ、カードは便利だけれども、カードを使うのではなくカード会社に使われることのないよう気をつけていかないといけないと思う。

というわけでこの記事は終わり。きちんと税制を理解して、還付を受けられるようにしよう。

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